社外の人の役職、なんて呼べばいい？経理・税理士事務所で恥をかいた新人時代の話

「〇〇部長様」とメールに書いて、上司に真顔で直された経験があります。ブラックな税理士事務所に新卒で入って、電話番をひたすらやらされていた頃の話です。

顧問先から電話がかかってくるたびに、相手の役職をどう呼べばいいのか分からず、しどろもどろになっていました。今思えば基本中の基本なのですが、誰も教えてくれない、けれど知らないと地味に恥をかく「役職の呼び方」について、当時の失敗も交えてまとめておきます。

「部長様」は二重敬語。社外では役職は敬称にならない

まず大前提として、役職名自体に敬意を示す意味が含まれているため、「部長様」「課長様」という書き方は基本的にNGとされています。二重に敬語を重ねてしまっている状態です。

社外の相手に対しては、「株式会社〇〇 営業部長 田中様」のように、会社名と役職を肩書として並べたうえで、名前のあとに「様」をつけるのが基本の形です。相手の名前が分からない場合は、素直に「ご担当者様」で問題ありません。

社内と社外で呼び方が変わる、というシンプルな話

ここが最初つまずいたポイントですが、実はルールはそれほど複雑ではありません。

税理士事務所や経理の現場では、顧問先の社長や経理部長と直接やり取りする機会が新人のうちから多いのが特徴です。社内の常識をそのまま社外に持ち出すと、身内を立てているように見えてしまうので注意が必要です。

統括、担当部長...肩書が複数あるときの呼び方

「統括部長」「本部長代理」のように肩書が二つ以上ついているケースも実務ではよくあります。基本的にはフルネームでそのまま呼べば失礼にはあたりません。省略して「部長」とだけ呼ぶと、別の役職の方と混同されるリスクがあるため、初対面のうちは正式な肩書をそのまま使うのが無難です。

会議の議事録や請求書の宛名など、書面に残るものは特に省略せず正式名称で書く。口頭のやり取りでは呼びやすい形に多少崩してもよい、くらいの感覚で私はやってきました。

退職した人、異動した人はどう呼ぶ？

顧問先の担当者が異動・退職した後に話題に出す場合、在職中の役職で呼び続けるのは避けたほうが無難です。「前任の田中様」「以前ご担当いただいていた田中様」のように、現在の立場に即した表現に置き換えるのが基本です。ここを気にせず「部長」と呼び続けてしまうと、後任の方に失礼にあたることもあるので、地味に気をつけたいポイントです。

迷ったら「様」一択で乗り切れる

結局のところ、迷ったときの最終手段は「役職を省略して名前＋様で呼ぶ」ことです。これで失礼にあたることはまずありません。新人のうちは役職を正確に覚えることより、相手に敬意が伝わる呼び方を選ぶことのほうが大切だと、後輩の転職相談に乗るたびに伝えています。

ちなみに、税理士事務所や経理部への転職では、面接の場でも「相手企業をどう呼ぶか」で第一印象が変わることがあります。この点は別記事の【実録】会計事務所の呼び方で合否が決まる？面接で恥をかかない「正解」と対策で詳しく触れているので、あわせて読んでみてください。